Messuille valmistautuminen voi tuntua ylivoimaiselta. Paikan varaamisen, messuosaston suunnittelun ja logistiikan hoitamisen keskellä on helppo unohtaa tärkeät yksityiskohdat, jotka ratkaisevat, tuleeko kokemuksesta onnistunut vai stressaava.
Siksi olemmekin luoneet tämän kattavan muistilistan messujen suunnittelua varten. Riippumatta siitä, mietitkö mitä ottaa mukaan ensimmäisille messuille vai etsitkö uusia ideoita markkinointilistalle, tämä opas kattaa kaiken, mitä ammattimainen ja organisoitu osallistuminen messuille edellyttää.
Aloita valmistautuminen kuusi viikkoa ennen tapahtumaa
Messujen valmistelut alkavat jo kauan ennen rakennuspäivää. Varhainen suunnittelu luo perustan kaikelle myöhemmälle toiminnalle.
- Osastopaikka vahvistettu tarkkoine mittoineen
- Majoitus lähellä tapahtumapaikkaa
- Tiimi valittu ja roolit jaettu
- Budjetti laadittu sisältäen, piilokulut kuten pysäköinnin ja ateriat
- Selkeät tavoitteet sille, mitä halutaan saavuttaa
Hoida nämä asiat ensin, sillä suositut paikat ja lähellä olevat hotellit täyttyvät nopeasti. Kun osaston tarkat mitat ovat tiedossa, on helpompi valita oikean kokoiset esittelytelineet. Ja kun tiimi on koossa, kaikki voivat valmistautua tehtäviinsä kunnolla.
Mallit valmiiksi kuukautta ennen
Sitten messujen suunnittelu muuttuukin visuaalisemmaksi. Messuvieraat päättävät noin kolmessa sekunnissa, lähestyvätkö osastoa vai eivät, joten näöllä on väliä.
Hanki nämä välttämättömyydet hyvissä ajoin:
- Messuseinät ammattimaista taustaa varten
- Rullabanderollit, jotka tuovat esiin tärkeimmät viestit
- Päivitetyt käyntikortit, joissa on ajantasaiset tiedot
- Tarjouksiasi selittävät mainosmateriaalit
- Lahjatuotteet, joita ihmiset todella säilyttävät ja käyttävät
VistaPrintin suunnittelupalvelut auttavat luomaan yhdenmukaisia materiaaleja. Vaihtoehtoisesti voit käyttää verkkosivustollamme olevia mallipohjia. Näin varmistat kaikkien tuotteiden yhtenäisyyden. Tee tilaus ajoissa, niin vältyt kiirelisiltä ja varmistat, että kaikki saapuu ajoissa.
Huomioi yksityiskohdat kaksi viikkoa ennen tapahtumaa
Tässä kohtaa messujen muistilista muuttuu konkreettisemmaksi. Nyt on aika luoda kattava lista kaikesta tarvitsemastasi – jatkojohdoista hätävarusteisiin.
Muista ainakin nämä:
- Laitteet testattu, ladattu ja varmuuskopioitu
- Tarvikkeet, kuten teippi, sakset, nippusiteet ja puhdistusaineet
- Täydellinen tuote- ja näytekatalogi
- Henkilökunnan tiedotustilaisuuden materiaalit ja aikataulut
- Hätäpakkaus, jossa on välipaloja, vettä ja latureita
Nyt on myös oikea aika vahvistaa kaikki lähetykset, käydä läpi asennusohjeet ja varmistaa, että kaikki tietävät vastuualueensa.
Viimeisen viikon valmistelut
Messuille mukaan otettavat tavarat tuntuvat aina itsestään selvältä, kunnes huomaat olevasi paikalla ilman jotain olennaista. Viimeinen viikko kannattaa käyttää viime hetken testeihin ja harjoituksiin.
Muista ainakin nämä:
- Kuljetukset järjestetty ja vahvistettu
- Kaikki asiakirjat tulostettu ja järjestyksessä
- Käteistä ja kortteja odottamattomia menoja varten
- Matkapäivien sääennuste tarkistettu
- Varasuunnitelmat yleisiä ongelmatilanteita varten
Harjoittele näytteillepanoa mahdollisuuksien mukaan. Ota aikaa ja katso, kuinka kaikki kestää, ja pane merkille mahdolliset ongelmat nyt, kun niihin voidaan vielä puuttua.
Menestynyt messupäivä
Saavu paikalle vähintään kaksi tuntia ennen tapahtuman alkua. Pystyttämisessä kestää aina odotettua kauemmin, varsinkin kun joutuu odottelemaan hissiä tai sukkuloimaan ruuhkaisilla käytävillä.
Ammattimainen näytteillepano ratkaisee. Laadukkailla pöytäliinoilla voidaan piilottaa epäsiistit pöydät ja säilytystilat. Siistien näytepöytien avulla materiaalit pysyvät järjestyksessä ja helposti saatavilla. Oikeanlainen valaistus varmistaa, että osastosi näyttää parhaalta myös hämärämmässä nurkassa. Materiaalit toimivat useammilla messuilla ja tarjoavat siten jatkuvaa lisäarvoa.
Luo eri toiminnoille selkeät vyöhykkeet: tuote-esittely, demonstraatio ja yksityiset keskustelut. Kunnollinen järjestely auttaa messuvieraita ymmärtämään tarjontasi nopeasti ja parantaa tiimisi tehokkuutta.
Ota opiksi ja ryhdy jatkotoimiin
Messujen suunnittelun muistilista ei pääty purkuun. Varsinainen työ tapahtuu messujen päätyttyä.
Ota lupaavimpiin liideihin yhteyttä kahden vuorokauden kuluessa, kun keskustelut ovat vielä tuoreena muistissa. Lajittele kaikki keräämäsi yhteystiedot ensisijaisuuden ja potentiaalin mukaan. Lähetä vieraille ja yhteistyökumppaneille kiitosviestit. Jaa tapahtuman kohokohdat somessa, jotta voit pitää pöhinää yllä. Kirjaa muistiin, mikä toimi ja mikä ei, jotta voit hyödyntää tietoa seuraavalla kerralla.
Messumenestys ei riipu suurimmasta budjetista tai näyttävästä osastosta. Kyse on valmistautumisesta, ammattimaisuudesta ja valmiudesta luoda aitoja suhteita. Tämän kattavan muistilistan ja VistaPrintilta tilattujen materiaalien avulla olet valmis tekemään seuraavasta messuosastostasi menestyksen.
